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Gestion & management — Mai 2006
-Logiciels de gestion-
Des outils indispensables !
Au moins 40 % des auto-écoles ne sont toujours pas équipées. D’autres ont des logiciels qui commencent à dater. Les nouvelles fonctions proposées par les éditeurs de logiciels sont pourtant bien pratiques : de quoi convaincre les derniers irréductibles !
Dans la profession, toutes les grosses structures sont informatisées et utilisent des logiciels de gestion, car gérer l’emploi du temps de plusieurs moniteurs et de centaines d’élèves devient vite un casse-tête. De leur côté, les auto-écoles plus modestes y trouvent également leur compte en sachant à tout moment quel est le nombre d’heures dues par les élèves, où ces derniers en sont de leur progression et donc quand les présenter à l’examen. « C’est toute la différence entre un bateau qui navigue à vue et un autre, équipé des derniers radars ! Le premier doit faire des étapes fréquentes pour faire le point ou modifier sa trajectoire en cas d’écart, alors que le second va droit au but » donne pour exemple, Brice Manoukian, gérant d’une auto moto école ECF en région parisienne.
SAVOIR CE QU’ON VEUT !
• Bien cerner ses besoins : « l’objectif n’est pas d’acheter un logiciel pour acheter un logiciel, remarque Abdessamad Bennani, responsable de AGX Informatique. On doit commencer par lister exactement ce dont on a besoin afin de trouver le logiciel le mieux adapté à sa façon de travailler. C’est important, car lorsqu’on a fait le bon choix, un logiciel de gestion représente toujours une source d’économie (économie de temps et de papier, ce qui est une bonne chose pour soi et pour la planète) ». Dans le cas contraire, on paie pour des fonctions dont on ne se servira jamais et qui risquent surtout de nous compliquer la vie sur le plan informatique !
• Demander la description détaillée des fonctions proposées : dans les termes, tous les logiciels d’auto-écoles se ressemblent. C’est pourquoi il faut bien creuser ce qui se cache derrière l’intitulé. Par exemple, un « logiciel de gestion de Code » peut avoir différentes fonctions : simple gestion de l’emploi du temps des élèves, affichage de leurs résultats, repérage des élèves prêts à passer l’examen ou possibilité d’analyse des séries de code déjà faites par les élèves présents dans la salle afin de leur en mettre une nouvelle. Et c’est pareil pour chaque module proposé !
• Vérifier l’évolutivité du logiciel proposé : les fonctions jugées inutiles aujourd’hui pourraient bien devenir une priorité dans l’avenir, par exemple si on envisage d’embaucher un autre moniteur à court terme ou l’achat d’une seconde auto-école à plus long terme. C’est pourquoi il est important de savoir si son logiciel est évolutif ou non et sous quelle forme (rachat de nouveaux logiciels et à quel prix).
• S’intéresser au service après vente : même quand on est féru d’informatique, on utilise rarement toutes les capacités de son ordinateur et de ses logiciels. Pour combler cette lacune, certaines sociétés éditrices de logiciels jouent à fond la carte de la formation (avec un interlocuteur privilégié) et de l’interactivité, prenant en compte les remarques de leurs clients pour faire évoluer leurs logiciels. Une solution qui n’est pas sans séduire les auto-écoles les plus exigeantes !
CE QU’ON Y GAGNE
• Gestion de l’emploi du temps des élèves et des moniteurs : sans informatique, l’emploi du temps se fait manuellement. Quand un élève appelle pour annuler ou quand un moniteur est malade, il faut réécrire par-dessus au risque de ne plus rien y comprendre. Et surtout, il faut inscrire au fur et à mesure, le nombre d’heures de cours de chaque élève, dans sa fiche, soit un travail d’écriture supplémentaire. Avec un logiciel de gestion, les changements d’emploi du temps se font en quelques secondes et proprement. Le calcul du nombre d’heures de cours pris par un élève ou donné par un moniteur, est automatique : il n’y a donc pas de risque d’erreur ou d’oubli. On peut ainsi savoir à tout moment combien un élève a pris d’heures de cours, à quelle fréquence, avec quel moniteur, etc., ce qui facilite son suivi. Il est également très facile de calculer le nombre d’heures d’un moniteur, comparer son activité à celle des mois précédents, etc.
• Statistiques sur le taux de réussite à l’examen : sans informatique, il faut s’armer d’une calculette et prendre quelques heures pour comptabiliser le nombre d’élèves présentés à l’examen avec le taux de réussite selon le type de permis, selon le moniteur qui a formé les élèves et selon l’inspecteur chargé de faire passer l’examen. Avec un logiciel de gestion, toutes ces statistiques s’obtiennent en quelques minutes, pour le mois, le trimestre ou l’année en cours. Cela permet donc de connaître ses points faibles, ses points forts et de se corriger au fur et à mesure. On ne peut avoir meilleure lisibilité et l’image de l’auto-école a tout à y gagner !
• Gestion des heures payées, dues ou annulées : sans informatique, il faut reprendre pour chaque élève, le nombre d’heures payées et « consommées », le nombre d’heures payées pour lesquelles le cours n’a pas encore eu lieu et le nombre d’heures ayant eu lieu mais non-réglées. Cela représente des heures de calcul, alors qu’avec un logiciel de gestion, quelques minutes suffisent pour savoir où on en est et ainsi gérer au mieux sa trésorerie. Les « mauvais payeurs » sont également mieux repérés. Il est souvent plus facile de réclamer des sommes modestes au fur et à mesure que d’attendre que la note s’allonge et demander un gros règlement quelques jours avant l’examen !
• Mise à jour des documents administratifs : heureusement, les documents Cerfa ne changent pas tous les jours ! Mais en cas de nouveauté comme le permis à 1 euro, par exemple, les auto-écoles ayant souscrit à un service d’assistance peuvent directement télécharger le document (ou bien elles le reçoivent via un CD-Rom) et ainsi le récupérer en temps et en heure, sans stress.
• Comptabilité de base : sans informatique, toutes les données financières concernant les élèves doit être ressaisies pour le comptable. Les logiciels de gestion d’auto-école étant interfacés avec les logiciels de comptabilité les plus courants, il n’y a plus ce travail de saisie à reprendre, d’où un gain de temps et d’argent.
Nathalie Szapiro
« MON LOGICIEL PENSE À TOUT ! »
« J’ai déjà utilisé deux autres logiciels avant Rapido. Or chaque fois, j’étais gêné d’avoir plusieurs manipulations à faire car j’étais sans cesse obligé de quitter la fiche d’un élève pour lui préparer une facture, ce qui n’est pas le cas de ce logiciel qui porte bien son nom : « Rapido, toute la gestion d’un simple clic ! » En pratique, cela m’a permis de gagner 2 bonnes heures par semaine, simplement sur la facturation. Désormais, je la fais plus régulièrement, sans y aller à reculons et je n’ai plus de problèmes de trésorerie. Mieux, au lieu de payer des agios en cas de découvert, Rapido m’a permis d’être perpétuellement en excédent de trésorerie et même de placer l’argent ! Et ce n’est pas tout. Le matin, lorsque j’allume mon logiciel, des systèmes d’alerte m’informent sur les élèves prêts à passer le Code ou le permis, ceux qui sont en conduite accompagnée et doivent avoir leurs heures pédagogiques, s’il reste une place libre au prochain examen, etc. Ce sont autant de questions que je n’ai plus à me poser (et autant de recherches en moins à faire) soit, autant de temps de gagner ! Enfin, Rapido est un logiciel évolutif qui tient compte des remarques de ses clients. Chaque année, nous avons une nouvelle version qui contient de réelles évolutions. Par exemple, dans la version 2006, le planning peut s’afficher sur un mois, ce qui me permet de visualiser d’un coup d’œil le taux d’occupation d’un moniteur … »
« JE GÈRE TOUT DEPUIS LA VOITURE ! »
« N’ayant pas de secrétaire, je perdais beaucoup de temps à rentrer mes nouveaux rendez-vous et mettre à jour mes fiches concernant les élèves, le soir après mes cours. C’est pourquoi lorsque le gérant de Studiolog m’a proposé de tester son nouveau logiciel compatible « Pocket PC », j’ai tout de suite accepté ! Aujourd’hui, je gère mon emploi du temps, envoie des SMS aux élèves et une facturation, depuis ma voiture. Le soir, il me faut seulement quelques minutes pour entrer les nouvelles données ainsi saisies dans mon logiciel du bureau. Je n’ai pas rencontré de difficultés particulières pour m’y adapter : il faut néanmoins compter quelques jours (comme avec tout ce qui est nouveau) et de toute façon, on peut à tout moment se faire aider par des assistants virtuels ou appeler. En tant que « partenaire », mes suggestions sont prises en comptes, ce qui permet d’améliorer le logiciel « Océane ». Cette interactivité est importante car ce qu’on demande en premier à un logiciel, c’est de nous simplifier la vie en répondant à nos besoins ! »
« JE ME FAISAIS UNE MONTAGNE D’UNE SOURIS ! »
« J’ai longtemps repoussé l’idée de m’informatiser car je ne suis pas féru de nouvelles technologies et je voyais plutôt cela comme un énorme effort à fournir. Aussi, lorsqu’on m’a présenté le logiciel Avantage Auto-École au cours d’un stage de réactualisation, j’ai été vraiment très surpris de le trouver aussi simple d’utilisation. C’est à la portée de tout le monde, mais si je n’en avais pas fait moi-même l’expérience, je ne l’aurai jamais cru ! Une fois ma décision prise, tout s’est fait par téléphone. Au début, il m’arrivait d’appeler assez souvent le service d’assistance et chaque fois, on me répondait très gentiment, avec efficacité. Puis très vite, en moins d’un mois, je n’ai plus eu besoin d’appeler du tout et je me sers désormais de mon logiciel pour gérer le planning, faire les contrats de formation, la facturation, éditer les fiches de rendez-vous des élèves, leurs comptes, bref, tout ce qu’on fait couramment dans une auto-école ! J’aimerai juste que dans la prochaine version du logiciel, on voit s’afficher la liste des élèves en attente de RDV (faute de place dans le planning) afin qu’en cas d’annulation, on sache rapidement qui prévenir. Sinon, je n’ai qu’un regret : c’est de ne m’être pas informatisé plus tôt ! »
QUOI DE NEUF DU CÔTÉ DU « POCKET PC » ?
Ordinateurs de poche, agendas électroniques et certains téléphones mobiles permettent de gérer un emploi du temps et de créer des mini fiches : de quoi intéresser les petites structures qui n’ont pas de secrétaire, mais aussi les structures importantes pour qui la gestion des emplois du temps prend trop d’heures ! Signe que c’est « dans l’air du temps », la demande progresse : elle serait d’environ 5 % d’après certains gérants des sociétés éditrices de logiciels. Et si les prix des ordinateurs de poche continuent de baisser, cette demande devrait suivre une progression inverse : tous les indicateurs sont donc en faveur d’un bon développement des logiciels dans ce domaine, dans les années à venir ! Certains ont d’ailleurs déjà misé dessus, comme Planète Permis, AGX Informatique et, Studiolog.
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