Dans le souci de soutenir le pouvoir d’achat des salariés et aussi de promouvoir les modes de transport décarbonés, le législateur a multiplié, au cours des dernières années, les modalités de prise en charge des frais de transport des salariés.
Parfois implantées en zone rurale et pouvant programmer l’intervention de leurs enseignants selon des horaires décalés, les écoles de conduite ne peuvent ignorer les difficultés et le coût auxquels sont confrontés leurs salariés pour se rendre sur leur lieu de travail. Les auto-écoles, si elles veulent fidéliser leurs équipes, ont donc tout intérêt à étudier dans quelles mesures elles peuvent aider leurs collaborateurs sur ce point. En particulier, il paraît bon qu’elles connaissent les différents dispositifs qui existent, en plus et à côté, de la prise en charge obligatoire des frais de transports publics. Aussi, faisons le point sur les dispositifs en vigueur, leurs conditions et leur intérêt tant pour l’entreprise que pour les salariés.
Obligation légale, qui est concerné ?
Le Code du travail impose, depuis 2008, à tout employeur situé sur le territoire français (précédemment seuls les employeurs situés en région parisienne étaient concernés) de prendre en charge au moins 50 % du prix des abonnements de transports publics ou de location de vélos en libre-service souscrits par le salarié pour se rendre de son domicile à son lieu de travail. Cette obligation concerne tous les salariés de l’auto-école et s’applique également aux stagiaires et apprentis. Les salariés travaillant à temps partiel sont remboursés dans les mêmes conditions que les salariés travaillant à temps plein, dès lorsqu’ils travaillent au moins 17h50 par semaine (50 % du temps plein). En dessous de ce seuil, le taux de remboursement est proratisé. L’employeur doit participer aux frais d’abonnement et ce, même si le salarié a fait le choix de fixer sa résidence dans une commune éloignée du lieu de travail. Contrairement à une idée reçue, la participation de l’employeur n’est pas limitée aux abonnements des réseaux de transports urbains (type RATP). Si le salarié souscrit un abonnement SNCF au motif qu’il utilise le TGV pour se rendre sur son lieu de travail, l’employeur doit rembourser au moins 50% du prix de cet abonnement. La jurisprudence a condamné à plusieurs reprises les employeurs qui avaient subordonné leur participation à un éloignement géographique limité du domicile du salarié.
Modalités de la prise en charge obligatoire
Le remboursement requiert la souscription d’un abonnement (hebdomadaire, mensuel, annuel) dont le salarié doit justifier. Attention, les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables. La participation de l’employeur se calcule sur la base d’un tarif d’abonnement de seconde classe et pour le trajet le plus court. Elle est exonérée de cotisations, charges et impôt lorsqu’elle est effectuée dans la limite de la part obligatoire (50 % du prix de l’abonnement). Par exception, depuis 2022 et jusqu’en 2026, le seuil d’exonération a été porté à 75 %. Lorsque le trajet requiert l’utilisation de plusieurs modes de transport (bus, train + vélo en libre-service) l’employeur doit rembourser chaque abonnement souscrit. Enfin si le salarié tombe malade en cours de mois, le remboursement obligatoire reste dû dès lors que le salarié à emprunter, au moins une fois dans le mois, les transports publics. En réalité, seule une absence couvrant tout le mois dispense l’employeur de sa participation. Le fait pour l’entreprise de méconnaître ces obligations n’est pas neutre puisqu’elle l’expose à une amende de 4ème classe.
Quelle participation pour l’utilisation du véhicule personnel ?
Même si l’utilisation des transports publics est généralisée dans les grandes villes, la réalité démontre que bon nombre de salariés continue d’utiliser quotidiennement leur véhicule personnel pour se rendre au travail. Initialement, ces salariés n’avaient vocation à recevoir aucune contribution de la part de leur employeur. La seule solution qui leur était alors proposée était celle d’opter, lors de leur déclaration de revenu, pour la déduction des frais professionnels à leur valeur réelle. Cependant sous l’impulsion du législateur, soucieux de promouvoir les modes de transports vertueux et aussi de préserver le pouvoir d’achat des salariés, divers dispositifs – qui restent toutefois facultatifs pour l’employeur – ont été créés pour l’inciter à participer aux frais exposés par les salariés à l’occasion de l’utilisation de leur véhicule personnel lors du trajet domicile-travail. Ainsi en 2003, puis en 2008 et en 2019 et 2022, ont été successivement proposés le versement d’indemnités kilométriques, puis d’une prime transport, d’un forfait mobilités durables et enfin l’instauration d’un titre mobilité.
Le versement d’indemnités kilométriques
Ce dispositif est réservé aux salariés qui n’ont pas d’autre choix que d’utiliser leur véhicule personnel pour se rendre au travail. Tel est le cas lorsque le trajet domicile-travail n’est pas desservi ou l’est dans des conditions incommodes compte tenu des horaires particuliers de travail notamment. Dans ce cas, l’employeur peut proposer le versement d’indemnités kilométriques calculées selon le barème fiscal publié annuellement par l’administration fiscale. Ce barème tient compte de la puissance fiscale du véhicule et du kilométrage professionnel annuel, étant précisé que les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 % sur le montant prévu au barème. Le versement d’indemnités kilométriques réalisé dans les limites du barème, est déductible du résultat fiscal de l’entreprise au titre des charges du personnel et n’entre pas dans l’assiette des cotisations sociales. Le salarié ne sera, lui, pas imposé sur la somme payée à ce titre. Cependant ces exonérations requièrent de conserver divers justificatifs : la copie de la carte grise du véhicule, le nombre de trajets effectués dans le mois, les kilomètres parcourus, le salarié doit, en outre, attester qu’il ne transporte dans son véhicule aucun collègue bénéficiant lui-même du paiement d’indemnités kilométriques.
La prime transport
Conscient de la relative lourdeur du système des indemnités kilométriques, en 2008, le législateur a imaginé une alternative prévoyant une participation forfaitaire. Ce dispositif connu sous le vocable de prime de transport, permet à l’employeur, s’il le souhaite, de participer aux frais de carburant ou de recharges électriques exposés par les salariés pour se rendre sur le lieu de travail. Comme les indemnités kilométriques, ce dispositif est réservé aux salariés pour qui l’utilisation du véhicule personnel est une nécessité. Vis-à-vis de ces salariés, l’employeur peut proposer le paiement d’une prime exonérée de charges, cotisations et impôt d’un montant maximum de 600 euros par an et par salarié dont au maximum 300 euros pour les frais de carburant. En cas de versement dans ces limites, l’intérêt majeur réside dans le fait qu’aucun justificatif de dépense ne sera alors exigé.
Le forfait mobilités durables (FMD)
Ce dispositif institué en 2019 a le mérite d’intégrer l’essor des nouveaux modes de transport et notamment du vélo. Le forfait mobilités durables offre à l’employeur la possibilité de verser une allocation forfaitaire exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, aux salariés qui utilisent, pour leur trajet domicile-travail, un vélo personnel ou en location, le covoiturage, un engin de déplacement personnel motorisé ou encore certains services de mobilité partagée. Pour pouvoir prétendre au paiement de cette allocation, le salarié doit remettre un justificatif de paiement chaque année ou une attestation sur l’honneur relative à l’utilisation effective d’un ou plusieurs moyens de déplacement éligibles au FMD. Ce forfait payé par l’employeur est exonéré de charges et d’impôt jusqu’à 600 € par an et salarié. De plus, il est cumulable avec la prise en charge obligatoire des abonnements de ttransports en commun dans la limite de 900 €.
Le titre-mobilité
Le titre-mobilité est le dernier dispositif imaginé pour encourager l’employeur à participer aux frais de transport (hors transports en commun) des salariés. Le titre-mobilité a été créé en 2022 et s’inspire du titre-restaurant. Il s’agit d’un support dématérialisé permettant le versement de la prime transport ou du FMD à ses collaborateurs. Concrètement le salarié se voit remettre une carte qu’il pourra ensuite utiliser auprès des fournisseurs agréés (station-service, opérateur de vélos en libre-service, plateforme de covoiturage…) et pour payer l’achat ou location d’un vélo, d’une trottinette, l’entretien du vélo, l’achat de carburant ou de recharges électriques, etc.
Véronique Viot, Avocate au Barreau de Paris
