Une fois passé le cap de l’ouverture de l’auto-école vient souvent et très rapidement celui du recrutement du premier salarié. Cette décision s’anticipe et se prépare, compte tenu, notamment, des formalités et de l’engagement financier et juridique qu’elle implique.
La création d’une école de conduite peut s’effectuer selon différents modèles. L’option peut être prise de commencer prudemment avec une auto-école qui fonctionne seulement avec les associés et fondateurs de l’entreprise se répartissant les tâches à entreprendre. Un associé se consacre davantage aux heures de conduite alors que l’autre gère l’administratif et l’accueil de la clientèle. Simple, ce modèle présente toutefois des limites. Si l’un ou l’autre des associés est empêché et/ou si les demandes de formation sont trop importantes, l’auto-école risque de ne plus pouvoir faire face. Une solution s’impose alors, renforcer l’équipe. Voyons ce qu’il est nécessaire de connaître, de mettre œuvre et ce qui peut être mobilisé pour réussir cette étape clé du développement de l’entreprise que constitue l’embauche du premier salarié.
Choisir la forme de recrutement adaptée
Avant de se lancer dans une première embauche, il est essentiel d’analyser le besoin et la capacité de l’entreprise. En effet, une embauche engage l’entreprise et a un coût. Il ne faut donc pas se tromper sur le volume de renfort dont a besoin l’école de conduite. La solution de recrutement ne sera pas la même selon qu’il s’agit de répondre à une demande particulière de leçons de conduite faisant suite à une offre promotionnelle, de veiller seulement à assister les associés dans la gestion administrative ou financière de l’auto-école ou encore d’accompagner le développement de l’auto-école qui, depuis son ouverture, conclut chaque mois un nombre toujours plus important de contrats.
Choisir le type de contrat de travail le mieux adapté
Autrement dit, il est nécessaire de percevoir si l’auto-école a besoin temporairement, partiellement ou durablement de renfort et cela, afin de pouvoir choisir le contrat de travail adapté parmi les formes possibles : le CDD, le CDI et le contrat à temps partiel.
Par prudence, il est souvent conseillé de réaliser sa première embauche selon un contrat à durée déterminée (CDD) dans la mesure où il n’est pas acquis que la croissance de l’entreprise observée perdure. Mais, ce contrat a ses contraintes. En effet, il prévoit une période d’essai très courte et ne peut pas être rompu (par exemple pour motif économique) avant le terme prévu.
Le choix d’un contrat à temps partiel constitue aussi une solution prudente intéressante. Toutefois, il faut savoir que ce type de contrat attire moins les candidats et que sauf dérogation, il doit être d’une durée minimale de 24 heures par semaine. Il représente donc toujours un coût pour l’auto-école qui n’est pas neutre. Pour ne pas se tromper sur la forme de la future collaboration à mettre en œuvre, il est important de bien analyser l'activité de l’entreprise depuis sa création, de projeter efficacement et sérieusement le niveau d’activité à venir et de veiller à le maintenir. En effet, dès lors qu’elle recrute un nouveau collaborateur, l’auto-école doit lui fournir un niveau de travail suffisant, le rémunérer durablement et au montant minimum prescrit. Par exemple, s’il est choisi de recruter un enseignant de la conduite à temps plein, l’auto-école doit être en mesure de payer, le temps du CDD conclu ou durablement en cas d’embauche en contrat à durée indéterminée (CDI). Pour s’en assurer, il est recommandé de solliciter un expert-comptable afin qu’il confirme l’estimation du coût de l’embauche qu’il est possible d’obtenir sur le site https ://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/R45531.
Les documents à préparer préalablement à l’embauche
Une fois trouvé le candidat et conclut avec lui le contrat de travail adapté aux besoins de l’entreprise, il faut se lancer dans les nombreuses formalités qu’impose la première embauche. Pour être sûr de veiller au respect de l’ensemble de la réglementation qui devient alors applicable, il est conseillé de préparer en amont l’embauche et notamment de se lancer dans l’élaboration des documents que l’on doit trouver dans l’entreprise, une fois l’embauche du premier salarié réalisée.
Il faut en effet savoir qu’à partir du moment où l’entreprise compte au moins un salarié, un affichage obligatoire est à apposer dans les locaux. Ce panneau contient les informations dont la liste est consultable sur le site : https ://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F23106. Doivent en particulier y être mentionnés les coordonnées de l’inspection et de la médecine du travail, les textes réprimant le harcèlement au travail, l’interdiction de fumer et vapoter, etc. L’entreprise devra en outre élaborer le document unique d’évaluation des risques (DUER) [voir La Tribune des Auto-Écoles n°246], c’est à dire un support écrit dressant l’inventaire des situations professionnelles susceptibles de nuire à la santé et la sécurité des salariés dans l’entreprise. Les services de médecine du travail mais aussi l’INRS proposent des solutions d’aide à l’établissement du DUER. Il ne faut donc pas hésiter à les contacter et assez tôt avant l’embauche.
Ensuite et dans la mesure où, une fois recruté le salarié doit être couvert par un régime de prévoyance et de remboursement des frais de santé, il est possible de se rapprocher de l’organisme proposé par la convention collective des Services de l’automobile (IDCC 1090) : IRP AUTO PREVOYANCE SANTE. Le contrat de cet organisme constitue le socle minimal de remboursement à respecter. Mais d’autres organismes spécialisés dans le secteur auto-école comme la CIPREV proposent également des contrats intéressants. Auprès de ces organismes, il convient de collecter la notice à remettre au salarié. L’employeur doit parallèlement rédiger une décision unilatérale instituant le système de garanties collectives de prévoyance et frais de santé obligatoire dans l’entreprise. Des modèles de décision unilatérale sont accessibles sur Internet. Enfin, il convient d’imprimer un exemplaire complet de la convention collective applicable afin de le laisser à la disposition du futur salarié au sein de l’entreprise.
Les autres formalités liées à l’embauche
Puis, vient le moment de la réalisation de ses premières heures de travail par le salarié recruté. Cette avancée s’accompagne encore de son lot de formalités. Tout d’abord, il est nécessaire de procéder à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) sur le site de l’URSSAF ou net-entreprises. Cette déclaration permet d’immatriculer l’entreprise en tant qu’employeur, d’immatriculer le salarié à la CPAM, d’affilier l’employeur à l’assurance chômage et aux institutions de retraite complémentaire AGIRC ARCCO et ensuite de payer les cotisations attachées. Attention si le salarié recruté n’est pas un ressortissant de l’Espace Économique Européen, deux jours au moins avant l’embauche, il est nécessaire d’adresser à la préfecture du département, une demande de vérification de l’autorisation de travail de l’étranger dont le recrutement est envisagé. L’absence de réponse de la Préfecture vaut accomplissement de l’obligation de vérification imposée par l’article R. 5221-41 du Code du travail.
L’employeur sera ensuite tenu d’informer l’inspecteur du travail dont relève son entreprise de la réalisation de sa première embauche. Cette information est à adresser par voie recommandée et dans les 8 jours de l’embauche. Il faudra aussi ouvrir le registre unique du personnel et y porter l’embauche réalisée et ses caractéristiques (identification du salarié, qualification et emploi confié, type de contrat conclu).
Dans les trois mois suivants l’embauche, il sera nécessaire de prendre rendez-vous auprès d’un centre de médecine du travail et afin que le salarié subisse sa visite médicale d’information et d’orientation obligatoire. Les différents centres de médecine du travail sont : CMSM, Efficience, CMIE, ACMS.
Enfin, il conviendra de préparer le classeur tenu à la disposition de l’inspecteur du travail susceptible de réaliser des visites de contrôle sur place. Dans ce classeur on doit trouver : l’accusé de réception de la DPAE, la copie du contrat de travail signé par le salarié, les doubles des fiches de paie, avis d’aptitude remis par la médecine du travail, les éventuelles déclarations d’accident du travail, la copie du DUER, les plannings de travail comprenant le décompte précis des horaires effectués, l’extrait k-bis de la société.
Se faire assister et aider à la suite de l’embauche
Comme on peut le voit, la première embauche implique la réalisation de plusieurs démarches qui ne sont pas toujours simples à entreprendre surtout lorsque le dirigeant est déjà accaparé par le fonctionnement de son entreprise. Prenant conscience de cette situation, les pouvoirs publics ont institué un système d’assistance gratuit et proposé par l’URSSAF : le TESE (titre emploi service entreprises). Le TESE permet de réaliser toutes les formalités sociales des employeurs à savoir, la DPAE, le calcul et l’établissement de paies, le calcul et la déclaration des cotisations sociales, la gestion du PAS, l’établissement du contrat de travail. Pour adhérer au TESE, rien de plus simple, il suffit de se rendre sur le site de l’URSSAF. Attention le recours au TESE ne sera pas possible si le dirigeant est rémunéré dans le cadre d’un contrat de travail et ouvrant droit à l’assurance chômage. Dans ce cas, vous serez contraint d’envisager une assistance payante, celle d’un expert-comptable, en capacité de réaliser pour vous toutes les formalités liées à l’embauche et la gestion des paies ensuite
Enfin il faut savoir que toutes les aides à l’embauche ont progressivement disparu. Les seules aides qui existent encore aujourd’hui sont réservées aux contrats en alternance, à l’embauche de personnes handicapées ou demeurant dans des QPV (quartier prioritaire de la ville). Un récapitulatif des aides possibles est consultable sur le site
https ://www.economie.gouv.fr/entreprises/aides-employeurs-embauche-emploi#.
