En tant que propriétaire d’une flotte de véhicules professionnels utilisés quotidiennement, l’auto-école peut avoir intérêt à collecter des données de géolocalisation. Mais attention, le recours à ce dispositif est précisément réglementé.
Le véhicule auto-école et l’enseignant de la conduite qui en a la responsabilité constituent les rouages essentiels de l’entreprise auto-école. Ce sont eux qui génèrent la quasi-intégralité de son chiffre d’affaires tout en constituant sa principale charge de fonctionnement. Dans ces conditions, les auto-écoles peuvent potentiellement être sensibles aux arguments qu’avancent les vendeurs de télématique embarquée et donc souhaiter investir dans l’installation de dispositifs de géolocalisation. Mais est-ce si intéressant et si simple ?
Des conditions d’installation encadrées
Bien que propriétaire des véhicules, le gérant d’auto-école ne peut pas librement y installer un système de traçage des trajets réalisés. Une telle installation requiert en premier lieu de vérifier que le projet s’insère dans les cas autorisés par la CNIL (délibération n°2015-165 du 4 juin 2015). Cet organisme, garant du respect de la vie privée, a en effet précisément listé les situations susceptibles de justifier l’installation d’un dispositif de géolocalisation dans les véhicules professionnels. On parle alors de finalités autorisées au rang desquelles on trouve la nécessité de veiller à la sécurité du salarié (cas des entreprises de transport de fonds) ou de contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule (surtout valable pour les entreprises ayant mis en place une charte d’utilisation des véhicules professionnels). L’auto-école pourra, elle, avancer qu’elle souhaite, avec ce système, obtenir le moyen et si nécessaire, de justifier de la bonne réalisation de sa prestation auprès du client. Elle peut faire valoir aussi l’argument de l’optimisation des moyens et en particulier son souhait de promouvoir l’écoconduite. Attention, en aucun cas, le GPS installé ne doit être utilisé pour contrôler en permanence le salarié ou son respect des limitations de vitesse. Les juges ont, eux, précisé que l’utilisation de la géolocalisation pour contrôler la durée du travail des salariés n’est possible que si ce contrôle ne peut être fait par un autre moyen. Le fait de ne pas se conformer à ces finalités est sévèrement puni (jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 euros d’amende).
Des conditions d’utilisation tout autant rigoureuses
Le respect des finalités déterminées par la CNIL ne suffit pas. D’autres obligations sont à respecter. Il est tout d’abord nécessaire de précisément informer le salarié de la mise en place de la géolocalisation comme outil de surveillance puis, de son droit d’accéder aux données le concernant enregistrées par l’outil. Le salarié doit aussi être avisé du fait que l’outil peut être désactivé lors des trajets privés. Les itinéraires des utilisateurs étant considérés comme des données à caractère personnel, l’entreprise doit surtout respecter la réglementation sur la gestion des données personnelles (RGPD). Cette réglementation remplace, depuis 2018, la déclaration préalable à la CNIL qui était exigée en cas de recours à la géolocalisation. Cette nouvelle règlementation impose de tenir, directement ou par l’intermédiaire d’un sous-traitant, un registre des activités de traitement précisant la finalité de la géolocalisation décidée, la nature des données collectées, les personnes y ayant accès, la façon dont sont sécurisées et conservées les données. Attention, s’il apparaît que ces modalités ne sont pas respectées, l’entreprise ne pourra pas opposer aux clients ou à ses salariés la teneur des données collectées.
Véronique Viot, Avocate au Barreau de Paris
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Rappels sur le traitement des données personnelles
L’évocation de cette situation est l’occasion de rappeler que l’auto-école doit aussi veiller au respect de la règlementation concernant le traitement des données personnelles dans sa relation avec les salariés, clients et fournisseurs. En réalité, cette réglementation s’impose à chaque fois que l’entreprise recueille et conserve des informations permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique. L’auto-école est concernée puisqu’elle a besoin, pour son fonctionnement, de recueillir, par exemple, le nom, prénom et date de naissance des élèves. Des données du même ordre sont aussi à connaître pour gérer administrativement le personnel, établir les bulletins de salaire, etc. En règle générale, ces données sont enregistrées informatiquement. Afin de vérifier que l’entreprise procède comme attendu, la CNIL préconise la tenue d’un registre des activités de traitement selon le modèle disponible sur son site Internet (https ://www.cnil.fr/RGDP-le-registre-des-activites-de-traitement) et recensant le nom du responsable du traitement (en principe le gérant), la finalité du traitement, les personnes concernées (clients, salariés), les catégories de données collectées (identité, etc.), les mesures de sécurité déployées, le délai prévu pour l’effacement (en règle générale 5 ans après la fin de la relation). Il est aussi indispensable d’informer les personnes des raisons pour lesquelles les données sont collectées et qu’elles disposent d’un droit d’accès, de rectification et de portabilité. Pour ce faire, le formulaire proposé par la CNIL sur son site peut être utilisé (https ://www.cnil.fr/fr/exemples-de-formulaire-de-collecte-de-donnees-caractere-personnel).
