La gestion des congés payés est très réglementée. Employeurs et employés ont des droits qu’ils ne connaissent pas toujours bien. Retour sur ce qu’il faut savoir pour bien gérer les congés.
Après la fermeture administrative des écoles de conduite due à l’épidémie de coronavirus, la tentation est sûrement grande pour nombre d’exploitants d’inviter leur personnel à renoncer ou au moins à aménager ses congés, de sorte à permettre à l’auto-école de rattraper, au cours de l’été, le retard pris dans le suivi des formations à la conduite. Mais, c’est oublier qu’acquis dans la douleur depuis 1936, le droit aux congés payés est très encadré par le Code du travail. Nombreuses sont les règles auxquelles l’employeur ne peut déroger.
Connaître les droits du salarié en la matière
L’article L. 3141-1 du Code du travail est clair : « tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur » et son application ne doit pas être négligée. En effet, l’employeur s’expose à devoir payer des dommages et intérêts s’il ne permet pas à l’intéressé de prendre les congés acquis. En l’occurrence, le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois, soit 30 jours ouvrables par an et ainsi répartis : un congé dit principal de 24 jours et une 5ème semaine de 6 jours. Il faut noter que, depuis 2016, le salarié n’a plus à attendre de justifier d’un an d’activité pour faire valoir son droit aux congés. Dès les premiers temps d’exécution de son contrat, le salarié peut prendre ses congés déjà acquis. En revanche, il n’a toujours pas la possibilité de prendre, en dehors de l’accord de l’employeur, des congés par anticipation, c’est-à-dire avant de les avoir acquis. Le Code du travail fixe également des règles quant à la période et la durée des congés. En application des articles L.3141-13, L.3141-17 et L.3141-18 du Code du travail, l’employeur a l’obligation d’allouer au minimum 12 jours de congés en continu et au maximum 24 jours et ce, au cours de la période légale de prise des congés payés, c’est-à-dire entre le 1er mai et 31 octobre. Enfin, il est important de retenir que les salariés à temps partiel ont les mêmes droits que les salariés à temps plein. Ainsi, un salarié à mi-temps acquiert 2,5 jours de congés par mois et non 1,25 jour.
Maîtriser les règles de décompte
Il n’est pas rare que le solde de congés porté sur le bulletin de salaire fasse l’objet de discussions. Pour gérer au mieux ces éventuelles contestations, il est nécessaire de connaître plusieurs règles et en particulier celles-ci : le point de départ des congés est le premier jour où le salarié aurait dû travailler. Sont décomptés, ensuite, tous les autres jours ouvrables jusqu’à la reprise. Ainsi, pour un salarié qui travaille du lundi au vendredi et qui pose une semaine de congés avec un départ le vendredi fin de travail et un retour le lundi 10 jours après, il conviendra de décompter 6 jours de congés. Sont en effet comptabilisés tous les jours ouvrables (donc samedi compris), depuis le lundi suivant le départ jusqu’à la reprise. La même règle est appliquée pour le salarié travaillant à temps partiel. Ainsi, si le salarié travaille le lundi et le mardi et qu’il part en congés le mercredi pour une semaine, seront comptabilisés 6 jours de congés : le lundi et le mardi suivants qui correspondent aux premiers jours ouvrables où le salarié aurait dû travailler puis tous les jours ouvrables jusqu’à la reprise, laquelle n’intervient que le lundi d’après, le salarié ne travaillant pas les fins de semaine. En cas de congés incluant un jour férié, il faut retenir que celui-ci ne sera pas comptabilisé en congés si l’entreprise est habituellement fermée le jour férié considéré. Le compte des congés payés est par ailleurs alimenté uniquement en cas de travail effectif du salarié. Dès lors qu’il est absent notamment pour maladie, congé parental, congé sans solde, le salarié ne voit plus son compte de congés progressé sauf exceptions prévues par la loi. En effet, plusieurs absences sont déclarées sans incidence sur le droit aux congés. Tel est notamment le cas pour l’absence pour maternité, pour accident ou maladie professionnelle, pour évènement familiaux ouvrant droit à congés (L.3142-2 du Code du travail) mais aussi en cas d’activité partielle. Ainsi, la mise au chômage partiel de millions de salariés qu’a imposé la crise sanitaire actuelle, n’a pas entamé les droits aux congés. Les salariés ont continué, en dépit du confinement et de l’arrêt de toute activité, à acquérir 2.5 jours de congés par mois (R.5122-11 du Code du travail).
Avoir conscience de sa marge de main d’œuvre
C’est le chef d’entreprise qui, en définitive, décide des congés de son personnel. Il n’a cependant pas toute latitude en la matière. Comme vu plus haut, l’employeur est tout d’abord tenu d’accepter des congés d’une durée de 12 jours au moins posés entre le 1er mai et 31 octobre. Par ailleurs, si l’employeur entend fractionner le congé principal, c’est-à-dire refuser au salarié de prendre les 24 jours de ce congé entre le 01/05 et 31/10, alors il devra allouer une contrepartie au salarié, à savoir 1 à 2 jours de congés supplémentaires selon la durée du congé pris hors période légale. Il est important également de se souvenir que si l’employeur souhaite imposer ou déplacer des dates de congés, il doit s’y prendre suffisamment tôt et plus précisément au moins un mois avant la date du départ prévu. L’employeur peut s’affranchir de ce délai seulement en cas de circonstances exceptionnelles, ce que peut constituer la crise du Covid-19. Attention cependant, aucun juge n’a, à ce jour, confirmé cette interprétation. De plus, l’employeur ne peut pas réellement choisir librement les salariés tenus de déplacer le congé envisagé. Au moment de fixer l’ordre des départs en congés, le chef d’entreprise est tenu de prendre en considération les critères de l’article L.‑3141-16 du Code du travail, c’est-à-dire, la situation familiale, l’ancienneté, l’activité exercée chez un autre employeur. L’employeur peut aussi décider d’imposer les mêmes dates de congés à tous ses salariés et ceci, en procédant à la fermeture de l’entreprise. Dans ce cas, il devra alors respecter un délai de prévenance suffisant et au moins d’un mois. Sinon, la période de fermeture n’est pas considérée comme une période de congés et l’employeur a alors l’obligation d’indemniser les salariés des salaires perdus. Quant au fait de considérer comme perdus les congés non pris, cela n’est possible qu’à une double condition. Le dirigeant doit avoir valablement communiqué sur les modalités qu’il envisageait en matière de congés (période, date limité dépôt des dates de congés etc.) et ce, idéalement au moyen d’une note de service établie au plus tard en mars, c’est-à-dire au moins 2 mois avant l’ouverture de la période légale des congés (du 01/05 au 31/10). L’employeur doit aussi avoir régulièrement relancé et alerté le salarié sur la nécessité de solder les congés acquis au titre de l’année N-1.
Véronique Viot,
Avocate au Barreau de Paris
