Faire passer un entretien d’embauche est une étape difficile mais primordiale pour trouver le salarié le mieux adapté au poste à pourvoir et à l’entreprise. Conseils pour éviter les faux pas.Un entretien d’embauche n’est pas une formalité. C’est lui qui permet, s’il est bien réalisé, de trouver la « perle rare », c’est-à-dire le salarié le plus apte à pourvoir le poste proposé et à s’intégrer le mieux possible à votre entreprise. Pas ou peu préparé, l’entretien peut n’être d’aucune utilité. Avec les conséquences qui peuvent s’ensuivre : difficulté à départager les candidats, choix de la mauvaise personne, voire même obligation de reprendre à zéro le recrutement ou encore de poursuivre la collaboration avec un salarié qui ne convient pas. Il faut donc avant tout préparer l’entretien en amont, en évaluant tant les besoins de l’entreprise que le profil du candidat recherché.
LES DÉMARCHES EN AMONTAnalyser le poste à pourvoir, les qualités requises pour l’occuper, le profil du candidat recherché, les attentes de l’entreprise… ces démarches servent à toutes les étapes d’un recrutement, et plus particulièrement au cours de l’entretien. Avant cela, elles ont une utilité également lors de la rédaction de l’annonce, du tri et de la sélection des candidats à partir des lettres et CV reçus. C’est en fait la première étape, préliminaire à tout recrutement.
1/ Définir le poste à pourvoir Il faut d’abord définir précisément le poste à pourvoir : son intitulé, le lieu de travail, la place du futur salarié dans la hiérarchie et dans l’équipe, sa qualification, sa rémunération (fixe/variable), ses avantages (voiture, retraite, mutuelle, intéressement, etc.), les missions qui lui seront confiées… Par exemple, si vous voulez embaucher une secrétaire, vous devez évaluer quelles seront ses missions prioritaires (accueil des candidats au permis, standard, prise de rendez-vous au code et cours de conduite, etc.) et celles qui sont secondaires. Vous devez aussi vous demander quelle est l’étendue du poste. Ainsi, pour embaucher un moniteur, sa mission sera-t-elle de s’occuper du code et des leçons de conduite ? Ou alors, faute d’avoir une secrétaire, voulez-vous qu’il mette la main à la pâte pour tout ce qui est standard, prise de rendez-vous pour les candidats, etc. ?
2/ Définir le profil du candidat recherchéGrâce à l’analyse faite du poste à pourvoir, l’on va pouvoir définir le profil-type du candidat. Plusieurs critères vont, à ce stade, entrer en ligne de compte : la formation et/ou le diplôme requis, l’expérience (candidat débutant ou expérimenté ?), les connaissances spécifiques et/ou techniques à posséder (maîtrise d’une langue, de l’informatique, savoir pédagogique…), etc. Demandez-vous si vous avez besoin d’un collaborateur rapidement opérationnel ou, au contraire, si vous avez le temps de le former (par exemple en contrat de professionnalisation). Outre ses compétences, le candidat s’adaptera plus ou moins bien selon ses qualités personnelles. Il s’agit ici de s’intéresser aux qualités nécessaires pour occuper le poste (rigueur, disponibilité, bon relationnel, patience, pédagogue), mais aussi à la personnalité, s’il est important que le candidat s’intègre dans une équipe (calme, extraverti, etc.). Dans l’ensemble des critères que vous avez défini dans ce profil-type, hiérarchisez ceux que vous estimez les plus importants et ceux qui vous paraissent secondaires. Au moment de choisir, il est en effet très rare qu’un candidat corresponde point par point à vos souhaits. Cette hiérarchie faite au préalable vous permettra tout du moins de voir quel est celui qui répond aux exigences essentielles.
QUELS CANDIDATS RECEVOIR ?Parmi les lettres et CV que vous avez reçus, ne retenez que ceux qui correspondent au profil recherché. Sélectionnez trois à cinq candidats pour passer l’entretien. Si le nombre de candidats intéressants est trop important, l’on peut – pour gagner du temps – commencer par s’entretenir au téléphone avec chacun. Cela évitera ainsi à ceux qui ne sont pas intéressés par exemple par la rémunération proposée, de se déplacer.
PRÉPARER L’ENTRETIENBien préparer un entretien, c’est relire les curriculum vitæ et les lettres de motivation. Vous devez en souligner les points intéressants par rapport au profil du candidat et à son expérience. Notez également les points sur lesquels vous souhaitez obtenir des précisions, par exemple s’il y a des zones d’ombre dans le CV. Préparez aussi des questions correspondant aux éléments décisifs du poste et des qualités requises. Mieux votre entretien aura été préparé, plus il sera utile et aidera à votre prise de décision.
LE DÉROULEMENT DE L’ENTRETIENPour entamer la conversation en douceur, la majorité des recruteurs commencent par une phrase passe-partout (par exemple : « Avez-vous trouvé facilement ? »). La suite de l’entretien dépend de l’objectif visé. Certains employeurs ou cabinets de recrutement choisissent de commencer l’entretien en présentant l’entreprise. D’autres préfèrent attaquer d’emblée sur des questions, pour éviter que le candidat ne calque ses arguments sur ce qui vient de lui être dit. Pour interroger le candidat, plusieurs méthodes existent. L’on peut opter pour l’entretien « interrogatoire » pendant lequel le candidat est sur le gril. Ce type d’entretien très stressant, voire déstabilisant, est à déconseiller. En règle générale, il est malgré tout préférable de ne pas mettre le candidat sous pression. N’oubliez pas qu’un candidat à l’aise se dévoilera plus facilement. De plus, c’est vous qui donnez envie ou non au candidat de vous rejoindre. La technique de l’entretien « semi-directif » est plus constructive. C’est vous qui êtes maître de la discussion, qui posez les questions importantes pour votre choix ultérieur. Quant à l’entretien « non directif », qui commence par « Je vous écoute, vous avez une heure », il doit être utilisé avec précaution. Vous risquez d’avoir des incertitudes au moment de sélectionner tel ou tel candidat. Mieux vaut donc dérouler le CV du candidat pour éclairer les zones d’ombre. Quelle que soit la façon dont vous conduisez l’entretien, ne parlez pas trop. Le candidat risque de se caler sur votre discours et vous ne saurez pas alors à quoi vous en tenir. Soyez à l’écoute de la personne. Ne cherchez pas à la coincer. Posez-lui des questions claires et reformulez-les, si besoin, afin de vérifier l’adéquation des réponses avec les critères prioritaires et secondaires du poste. Selon le poste à pourvoir, évaluez la bonne humeur du candidat, ses aspirations, ses motivations… Soyez attentif à ses questions, car elles sont souvent révélatrices de son intérêt pour la fonction. En principe, un entretien ne dure pas plus d’une heure. Mais rien ne vous empêche de convoquer à nouveau le candidat lorsque vous hésitez, par exemple dans un cadre un peu plus informel, tel qu’un bar-restaurant.
FAIRE PASSER DES TESTSSelon les postes, il peut s’avérer très utile de faire passer des tests. Il en existe d’excellents sur le marché (compétences, comportement, etc.). Attention, l’employeur doit informer le candidat, dès le premier entretien, des méthodes et techniques qu’il entend utiliser pour le tester (article L. 121-7 du Code du travail). Pour éviter de futurs litiges, il est préférable de donner cette information par écrit. Le Code du travail (article L. 121-7) précise que les méthodes d’aide au recrutement doivent être pertinentes. Il faut comprendre par-là qu’elles doivent être en rapport avec la finalité poursuivie par l’employeur et le profil du poste, et présenter un degré de fiabilité reconnu. Le plus simple peut être de mettre le candidat en situation (prise de rendez-vous pour une secrétaire ou leçon de conduite pour un moniteur).
LES QUESTIONS NON AUTORISÉESL’article L. 121-6 du Code du travail impose au candidat de « répondre de bonne foi » aux questions qui lui sont posées si elles présentent « un lien direct avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles ». A contrario, cela signifie que, lors de l’entretien d’embauche, certaines questions sont proscrites. L’employeur n’a pas à demander au candidat quelle est sa situation de famille ou quelles professions exercent ses parents ; et encore moins s’il est séropositif ou toxicomane (sauf cas très exceptionnels où un lien pourrait exister entre l’état de santé du candidat et l’emploi proposé). Aucune question relative à son appartenance ou non à un mouvement syndical, politique ou religieux ne peut lui être posée. Il ne peut pas non plus demander de lui communiquer son dossier scolaire parce que celui-ci constitue un document personnel dans lequel on trouve des appréciations et des renseignements confidentiels. Il n’est pas non plus autorisé d’interroger le candidat sur le nombre de points de permis de conduire qu’il lui reste parce que seules les autorités administratives peuvent avoir accès à ces informations. Face à une femme, l’employeur n’a pas à lui demander si elle est enceinte ou si elle souhaite avoir des enfants à court ou à moyen terme. L’article L. 122-25 du Code du travail interdit à l’employeur « de rechercher ou de faire rechercher les informations concernant l’état de grossesse de l’intéressée ». Le texte ajoute que « la femme candidate à un emploi n’est pas tenue de révéler son état de grossesse ». Sauf dans certaines professions, comme les transporteurs de fonds, l’employeur n’a pas à connaître le passé judiciaire du candidat (Cour de cassation du 25 avril 1990). Pour conclure, l’entretien vous aura permis d’en apprendre plus sur le candidat et de découvrir sa personnalité qui sera ou non en adéquation avec le poste et l’entreprise. N’espérez pas trouver le « candidat idéal ». A la suite de l’ensemble des entretiens, sélectionnez celui qui correspond le plus au profil recherché, ou tout au moins aux points que vous aviez estimés les plus importants en amont. Et n’oubliez pas que c’est autant vous qui choisissez un collaborateur que le candidat qui choisit une entreprise.
Bérengère Huvey
