Que vous décidiez de vous équiper en informatique ou que vous souhaitiez changer votre logiciel de gestion qui commence à montrer ses faiblesses, le prix ne doit pas être le seul paramètre qui guide votre choix.Comparer les logiciels de gestion auto-école n’est pas forcément simple. En effet, les éditeurs proposent différentes formules comportant généralement diverses fonctions en option. Bref, plutôt que de partir de l’offre du marché, il est peut-être plus judicieux de prendre le problème à l’envers et de définir vos besoins avant de vous fixer sur tel ou tel produit.
SAVOIR DÉFINIR SES BESOINSPremier point : il est important de bien cerner son activité. Si vous êtes une petite auto-école qui ne propose que la formation au permis B et AAC, vous n’aurez pas les mêmes besoins qu’un établissement de conduite ayant trois bureaux et dispensant toute la gamme des permis. Il peut donc être financièrement intéressant de vous « contenter » d’une version « dite de base » qui sera vendue moins chère qu’un logiciel complet dont vous n’utiliserez pas toutes les fonctions.
Dans ce cas, vérifiez que le logiciel traite bien des permis que vous enseignez. Mais assurez-vous également que le nombre de moniteurs que le planning permet de gérer est en adéquation avec le nombre de vos moniteurs. Si vous pensez embaucher à court terme, ne prenez évidemment pas un logiciel qui va très rapidement vous limiter. Pour ce qui est du nombre de fiches élève, pas de soucis ! Les cinq logiciels présentés dans ce dossier prévoient un nombre illimité d’élèves enregistrés.
Si vous possédez plusieurs bureaux ou que vous souhaitez racheter des établissements supplémentaires, il vous faudra installer un réseau. Sachez que tous les logiciels permettent de travailler en réseau, mais tous les éditeurs ne proposent pas cette fonction sur la version de base. Le coût est donc assez variable.
Pensez également à la sauvegarde de vos données. Imaginez le bug qui vous fait perdre toutes vos informations… ce serait la catastrophe. Pour éviter le pire, il est indispensable de faire des copies régulières de vos fichiers sur une clé USB, un disque dur annexe ou encore en confiant cette tâche à votre éditeur de logiciel sur celui-ci propose la sauvegarde de données à distance.
LE LIEN AVEC LES BOÎTIERS DE CORRECTION : UN LIEN AVEC CERTAINS ÉDITEURS ! Si vous utilisez des boîtiers de correction pour les tests de Code en salle, il est possible de centraliser les résultats de vos élèves sur votre logiciel de gestion. Malheureusement, cette possibilité n’est pas systématique, elle dépend des partenariats noués entre les éditeurs pédagogiques et les éditeurs informatiques. Si vous possédez des boîtiers correcteurs et que vous voulez les connecter à votre logiciel de gestion, vous n’aurez pas forcément le choix de votre logiciel de gestion. Dommage ! Mais mieux vaut le savoir avoir d’acheter.
Par contre, la compatibilité des logiciels de gestion auto-école avec les logiciels de comptabilité est de plus en plus assurée. Si vous utilisez déjà un logiciel de comptabilité, demandez bien à l’éditeur s’il connaît le logiciel de gestion auto-école que vous souhaitez prendre et si ces deux produits fonctionnent bien ensemble.
QUELLE FORMATION ET QUELLE ASSISTANCE ?Une fois vos besoins définis et les capacités des produits décryptées, soyez très attentif aux services annexes proposés, tels que la formation et l’assistance. Un logiciel peut-être hyper performant, si vous ne savez pas vous en servir et que personne ne peut vous aider à le faire fonctionner, vous serez bien avancé ! Demandez si l’éditeur propose une formation et si oui, en quoi elle consiste. Sachez que la plupart du temps, le coût de cette formation peut être pris en charge par les organismes de formation continue (cela ne coûte rien à l’auto-école).
Enfin, même lorsque l’on maîtrise son logiciel, personne n’est jamais à l’abri d’une mauvaise manipulation ou d’une panne. D’où l’importante d’un service assistance facilement joignable proposant de grandes plages horaires d’ouverture et efficace. S’il n’est pas évident de vérifier ces points lorsque l’on n’est pas client, n’hésitez pas à demander à vos collègues de la profession quel logiciel ils utilisent et s’ils en sont contents ou pas. Rien ne vaut le bouche-à-oreille…
Sandrine Ancel
POCKET PC : GADGET OU VRAI PLUS ?
La nouveauté majeure des logiciels de gestion auto-école réside dans la connexion avec un Pocket PC. Faut-il céder à la mode ? Tout dépend de vos besoins, mais aussi des possibilités réellement offertes. En effet, il est assez simple de transmettre des infos de l’ordinateur central vers le Pocket PC. Dans ce cas, le moniteur peut généralement consulter le planning et une mini-fiche élève.
Mais attention ! À l’heure actuelle, rares sont les éditeurs qui offrent la possibilité de consulter les infos en temps réel. En d’autres termes, le moniteur a accès à un planning figé à l’instant T où les informations ont été transmises vers le Pocket PC. Si le moniteur ne le remet pas régulièrement à jour en repassant à l’auto-école, il ne sait pas, par exemple, qu’un rendez-vous a été pris par la secrétaire et que le créneau du lundi de 16 à 17 heures n’est plus libre. Au risque de prendre d’inscrire deux élèves sur une même voiture. C’est pourquoi certains éditeurs conseillent de se limiter à consulter les infos sur le Pocket PC, mais de ne pas en entrer. Ce qui vous l’avouerez est un peu décevant. Cela dit, techniquement, la remontée d’information du Pocket PC vers l’ordinateur n’est pas toujours au point… Du moins, pour le moment.
