S’enrichissant d’améliorations régulières facilitant la vie des écoles de conduite, les logiciels de gestion se voient également complétés de versions « cloud », allant dans le sens d’une dématérialisation toujours plus poussée.
Adaptés aux auto-écoles de toutes tailles et à celles qui évoluent (acquisition de nouveaux bureaux, nouveaux permis proposés…), les logiciels de gestion simplifient la vie des auto-écoles en gérant toute la partie administrative, accordant les planning des élèves à ceux des enseignants de la conduite, établissant le suivi des examens, éditant des documents administratifs (Cerfa 02, Cerfa 06…), des factures, des contrats, calculant des statistiques… Bref, ils permettent à une école de conduite de se concentrer au maximum sur son cœur de métier : la pédagogie.
Si l’on en croit le sondage mensuel du site de La Tribune des Auto-Écoles (www.tribune-auto-ecoles.fr), seules 53% des auto-écoles interrogées sont équipées d’un logiciel de gestion. Peut-être reste-t-il encore beaucoup d’écoles de conduite ne proposant que le permis B et ne disposant que d’un seul bureau, qui ne jugent pas utile de s’équiper. Ou bien les « irréductibles » qui ne se sont toujours par résolus à passer à l’informatique sont-ils plus nombreux que l’on ne le croit…
Le cloud : une simple connexion Internet suffit
Pourtant, le progrès technique poursuit son chemin. Si tous les éditeurs de logiciels ne le proposent pas , le service déporté en ligne ou « cloud » (littéralement « nuage » en français), a le vent en poupe. Au lieu d’exécuter des programmes à partir de logiciels téléchargés sur un ordinateur ou un serveur situé dans leur bâtiment, les utilisateurs peuvent accéder au même logiciel via une simple connexion Internet. Avec une grande flexibilité, une sauvegarde et une mise à jour automatique, tout en évitant les pertes de données en cas de vol ou de perte d’ordinateur.
Si certains remettent en cause la sécurité des clouds, Vincent Eisen, concepteur de l’application Drivup et également gérant d’auto-école, assure « prendre moins de risques avec une solution cloud qu’avec un serveur classique, qui risque de prendre feu dans le bureau ou d’être volé. Ce sont surtout les gros groupes, comme par exemple Orange, qui sont victimes d’attaques de leurs clouds. »
C. S.
• AGX Informatique « Harmonie »/« Harmonie Connexion »
Achat ou location : achat, location d’un serveur.
Formation pour utiliser le logiciel : une journée de formation est dispensée par AGX.
Liens avec les boîtiers de correction du Code : Teledis, ENPC.
Dernières évolutions : la principale nouveauté réside dans l’arrivée de la version « Cloud » Harmonie Connexion, qui n’est plus installée sur l’ordinateur du client mais sur la plate-forme Internet d’AGX. Il n’y a plus de mise à jour ni de sauvegarde à effectuer, puisque c’est AGX qui s’en charge. Un atout pratique pour les écoles de conduite qui ont besoin de se connecter sur des ordinateurs différents.
La version classique, toujours au catalogue, a bénéficié, comme la version Connexion, de nombreuses évolutions : l’impression (en couleurs ou en noir et blanc) des Cerfa 06 s’effectue sur papier blanc libre, et non sur papier pré-imprimé. Avantage : le papier est toujours bien positionné, sans réglage à effectuer ni risque de décalage de l’impression.
Autre exemple d’évolution, il est désormais possible de planifier les disponibilités des moniteurs sur les quarts d’heure, demi-heures ou trois quarts d’heure, pour plus de souplesse dans la prise de rendez-vous. D’autre part, le logiciel peut assurer la gestion des unités poids-lourd conformes à la nouvelle législation.
Autre nouveauté, Harmonie permet d’envoyer par mail une carte de rendez-vous en un clic à tous les élèves ayant des RDV proches, tandis qu’un guide facilitant le changement express de la TVA fait son apparition. Signalons enfin une nouvelle ergonomie (simplification de l’ajustement des tarifs supplémentaires, regroupement de tous les boutons Cerfa en fiche identité…).
• Cilea Informatique « Cilea auto-école »
Achat ou location : vente en mode licence ou « on demand » (le logiciel n’appartient pas au client) ou en location.
Formation pour utiliser le logiciel : par Cilea Formation sur site, téléformation par session de 2 heures ou formation agréée ANFA.
Liens avec les boîtiers de correction du Code : Teledis, ENPC.
Dernières évolutions : Cilea Informatique, qui proposait déjà des versions cloud de ses logiciels dans d’autres domaines (garages, location de voiture…), a fait de même pour son logiciel « Cilea auto-école », qui demeure disponible dans sa version classique.
Parmi les nouvelles fonctionnalités de la version classique comme de la version cloud, on notera la possibilité de transférer par SMS et par mail des rendez-vous de leçons, des résultats d’examens… On peut également envoyer sur une tablette ou un smartphone des informations aux moniteurs, voire la totalité de leur carnet de rendez-vous.
Quant aux fonctionnalités liées à l’arrivée prochaine de Faeton, Cilea Informatique préfère attendre de disposer d’informations fiables sur le sujet avant de se lancer dans l’aventure, estimant qu’il est « difficile de bâtir sur du sable mouvant ! ». Enfin, Cilea Informatique propose également dans le domaine du poids-lourd son logiciel Cilea Centre de formation routière.
• Codes Rousseau « Elgeaweb »
Achat ou location : achat et location.
Formation pour utiliser le logiciel : formation de 1er niveau assurée par le conseiller commercial de Codes Rousseau + service d’assistance dédié.
Liens avec les boîtiers de correction du Code : avec le boîtier de suivi pédagogique de Codes Rousseau.
Dernières évolutions : le logiciel de gestion Elgea+ est complété par une nouvelle version dématérialisée, baptisée Elgeaweb, intégrant les mêmes fonctions, mais qui est accessible de n’importe quel endroit disposant d’un accès Internet. Elgeaweb autorise la récupération des données des utilisateurs déjà équipés d’Elgea+ et permet le suivi de l’activité de l’auto-école 24/24 h et 7 j/7. Des mises à jour sont effectuées de manière régulière, automatique et gratuite, tandis qu’une sauvegarde automatique des données de l’auto-école évite les pertes d’information. Il est possible de fusionner les applications. Il suffit de saisir le nom d’un élève une fois pour pouvoir le retrouver dans les autres applications (tablettes, boîtiers…), ce qui permet un gain de temps appréciable. Le suivi de l’activité par l’exploitant est facilité grâce à un tableau de bord. La page d’accueil d’Elgeaweb se subdivise ainsi en 8 espaces de gestion de l’activité auto-école : clients, planification, statistiques, dirigeant, examens, administratif, comptable, informations. L’abonnement permet d’avoir deux accès en simultané + des abonnements supplémentaires pour 3, 4, 5 postes, etc., avec des tarifs dégressifs.
• Davantages « Avantage »
Achat ou location : achat et location.
Formation pour utiliser le logiciel : formation de 1er niveau assurée par le conseiller commercial de Codes Rousseau + service d’assistance dédié.
Liens avec les boîtiers de correction du Code : avec le boîtier de suivi pédagogique de Codes Rousseau.
Dernières évolutions : le logiciel de gestion Elgea+ est complété par une nouvelle version dématérialisée, baptisée Elgeaweb, intégrant les mêmes fonctions, mais qui est accessible de n’importe quel endroit disposant d’un accès Internet. Elgeaweb autorise la récupération des données des utilisateurs déjà équipés d’Elgea+ et permet le suivi de l’activité de l’auto-école 24/24 h et 7 j/7. Des mises à jour sont effectuées de manière régulière, automatique et gratuite, tandis qu’une sauvegarde automatique des données de l’auto-école évite les pertes d’information. Il est possible de fusionner les applications. Il suffit de saisir le nom d’un élève une fois pour pouvoir le retrouver dans les autres applications (tablettes, boîtiers…), ce qui permet un gain de temps appréciable. Le suivi de l’activité par l’exploitant est facilité grâce à un tableau de bord. La page d’accueil d’Elgeaweb se subdivise ainsi en 8 espaces de gestion de l’activité auto-école : clients, planification, statistiques, dirigeant, examens, administratif, comptable, informations. L’abonnement permet d’avoir deux accès en simultané + des abonnements supplémentaires pour 3, 4, 5 postes, etc., avec des tarifs dégressifs.
• Davantages « Avantage »
Achat ou location : achat.
Formation pour utiliser le logiciel : accompagnement à la carte : formation sur place à l’auto-école, web-formation ou assistance téléphonique pour les questions ponctuelles.
Liens avec les boîtiers de correction du Code : les boitiers Teledis et ENPC ayant évolué, les dernières versions de ceux-ci ne sont plus compatibles avec le logiciel Avantage.
Dernières évolutions : le logiciel Avantage permet d’assurer l’ensemble de la gestion d’une auto-école : suivi administratif, pédagogique et financier des élèves, planning des moniteurs, ainsi que de nombreuses éditions et statistiques. Parmi les dernières évolutions, citons le paramétrage des impressions des nouveaux Cerfa 02 et Cerfa 06, qui s’est effectué en collaboration avec l’ANTS (Agence nationale des titres sécurisés). Des tests ont été réalisés auprès des auto-écoles déjà équipées du logiciel, afin que les mises à jour soient prêtes dès la sortie de ces nouveaux formulaires.
D’autre part, Avantage peut désormais s’utiliser en réseau local (plusieurs utilisateurs dans un même bâtiment) mais aussi en réseau distant (plusieurs utilisateurs partageant un même fichier élèves et un même planning mais dans des agences différentes) et sur des terminaux mobiles comme les tablettes tactiles. Les coûts des serveurs privés ayant beaucoup diminué, le logiciel Avantage peut donc s’installer sur un « cloud privé », ce qui présente des avantages en termes de sécurisation et de confidentialité par rapport à un accès via un simple navigateur.
De nouvelles évolutions sont en gestation, afin de faciliter l’utilisation des futurs systèmes GPE-Aurige (gestion des places d’examens) et Faeton. Les écoles de conduite équipées du logiciel Avantage disposeront notamment d’une gestion électronique de documents permettant de numériser, stocker, retrouver et visualiser tous les documents liés à un élève (Cerfas, contrats, pièces administratives, courriers de relance…).
• « Driveo »
Achat ou location : location, l’auto-école pouvant souscrire à un forfait plus évolué pour avoir accès à davantage de fonctionnalités.
Formation pour utiliser le logiciel : module de formation à distance (3 h) ou sur site. Un module de formation animation Facebook (1 h) est aussi proposé.
Liens avec les boîtiers de correction du Code : ENPC.
Dernières évolutions : Driveo, développée par la société YS276, a été l’un des premiers logiciels de gestion pour auto-école à adopter le principe du cloud, c’est-à-dire du service déporté en ligne. Pour y accéder, il suffit simplement d’une connexion Internet, afin de se connecter au site client de Driveo sur un ordinateur, un smartphone iPhone ou Android ou une tablette. Aucune installation n’est requise et les sauvegardes des données ainsi que les mises à jour sont automatiques. À chaque connexion, vous avez accès en priorité aux informations les plus importantes pour votre gestion : l’évolution des inscriptions, l’évolution du chiffre d’affaires, les impayés et votre planning. Les élèves peuvent proposer leurs disponibilités d’heures de conduite, qui seront validées ou non par l’auto-école.
De plus, il est possible d’effectuer des rapports de retour de conduite : une interface permet de saisir rapidement le bilan des leçons de conduite de la journée.
Parmi les dernières évolutions, toutes les interfaces ont été modernisées et une version avec des écrans optimisés pour iPhone a été développée. Enfin, les élèves peuvent accéder à leur dossier via Facebook. Il est également possible de déclencher un message sur Facebook sur le mur de l’élève lorsqu’il a obtenu son permis, pour le faire savoir à tous ses amis.
• « Drivup »
Achat ou location : exclusivement en location.
Formation pour utiliser le logiciel : paramétrage de base de l’application par Drivup.
Lien avec les boîtiers de correction du Code : en préparation.
Dernières évolutions : selon que l’on soit moniteur, secrétaire ou gérant, Drivup met à disposition de nouveaux tableaux de bord contenant les informations essentielles. Ils utilisent la technologie dite « responsive », l’image s’adaptant à la largeur de tout type d’écran. L’utilisateur peut ainsi consulter l’application à travers une large gamme d’appareils (moniteurs d’ordinateur, smartphones, tablettes, TV, etc.) avec le même confort visuel, sans avoir recours au défilement horizontal ou au zoom avant/arrière, sur les appareils tactiles notamment.
D’autre part, Drivup offre désormais la possibilité de personnaliser le nom de l’expéditeur lors des envois par mail et SMS, permettant aux destinataires d’identifier leur auto-école dès le premier coup d’œil. Autre évolution, une fonction permet de visualiser en un clic le taux de réservation par moniteur mais aussi par agence, et ce, sur les 5 semaines à venir. On peut ainsi adapter plus rapidement l’offre à la demande. Le nouvel agenda « moniteur par jour » permet quant à lui de visualiser d’un coup d’œil la journée de travail en précisant notamment le nom de l’élève, le lieu de cours, le nombre de leçons…
En partenariat avec la société Rentabiliweb, Drivup propose enfin une nouvelle solution de paiement en ligne, permettant une souscription simplifiée, des coûts réduits et une interface de paiement intégrée à l’application.
Parmi les autres évolutions, citons encore un nouveau calcul « débit/crédit » pour le bilan comptable. Drivup calcule ainsi pour chaque élève la somme des prestations qui ne sont pas encore produites, ainsi que celle des prestations produites mais non réglées. Ce nouveau calcul prend en compte les remises accordées.
• Planète Permis « Rapido »
Achat ou location : achat.
Formation pour utiliser le logiciel : possibilité de formation assurée par un technicien de Planète Permis.
Lien avec les boîtiers de correction du Code : Mobipermis, Codes Rousseau et ENPC.
Dernières évolutions : la principale évolution de la dernière version de Rapido (v17) a encore accru les moyens de communication avec les élèves. Désormais, Rapido permet au gérant ou au moniteur, d’envoyer en un clic un SMS à un élève pour lui rappeler, par exemple, les modalités du passage de son examen de conduite, ou encore qu’il doit solder son compte de telle ou telle somme. Il est également possible d’envoyer un SMS à plusieurs destinataires en même temps pour prévenir les élèves concernés de l’absence d’un enseignant de la conduite, de la réussite à l’examen, ou encore de lancer une campagne publicitaire (exemple : l’auto-école propose désormais les permis moto) auprès de tout le fichier élèves. Planète Permis propose différents modèles de SMS pré-rédigés pour permettre à l’établissement de conduite de gagner du temps. Mais bien évidemment, l’utilisateur peut créer à volonté ses propres messages.
D’autre part, Rapido prend bien entendu en compte les derniers changements concernant le Cerfa 02 et le Cerfa 06, qui ont été anticipés avant l’arrivée de ces derniers.
Rappelons également que Rapido peut facilement s’adapter à des dispositions particulières, comme par exemple un élève qui ne peut être présent qu’1 semaine sur 3, de manière à ce que l’enseignant soit mis au courant des élèves réellement disponibles.
Signalons enfin que depuis plusieurs années, Rapido peut être accessible à distance par l’intermédiaire d’un serveur, avec n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet (ordinateur, tablette, smartphone…).
• « Viteli »
Achat ou location : les deux formules sont proposées.
Formation pour utiliser le logiciel : formation effectuée par Viteli.
Lien avec les boîtiers de correction du Code : Codes Rousseau, ENPC.
Dernières évolutions : lors de la planification des rendez-vous, le logiciel gère l’état du contrat de l’élève (dépassement de la durée…), le nombre d’heures effectuées, prévues et annulées (dans et hors de vos conditions), l’état financier de l’élève avec alarme, le nombre de rendez-vous avant la planification à l’examen, le suivi pédagogique avec fiche de contrôle.
Viteli est fourni avec une licence qui permet aux utilisateurs d’intervenir à distance, par exemple quand ils ne sont pas présents dans leur agence.
Le logiciel intègre désormais toutes les technologies mail/Web/SMS/Facebook/Twitter pour communiquer avec vos élèves (rendez-vous, annulation de rendez-vous…), vos moniteurs ou tout autre intervenant, afin d’éviter de perdre du temps au téléphone. Les élèves ont la possibilité de planifier leurs heures de conduite par Internet.
Viteli permet également de planifier tous les types de sessions de conduite, qu’elles soient individuelles, groupées ou collectives avec écoute pédagogique.
Enfin, Viteli gère la durée de travail des enseignants de la conduite, leurs indisponibilités et leurs congés. Il établit aussi le tableau préparatoire des salaires.
