-Logiciels de gestion-
Plus d’interactivité, c’est 10 fois plus de liberté !

La baisse des prix des serveurs, des mini PC et l’arrivée de la clé 3G pour se connecter n’importe où, ont permis aux logiciels de gestion de jouer à fond la carte de l’interactivité. Uniquement pour le meilleur…

Il y a encore quelques années, l’auto-école, c’était d’abord une adresse postale avec un ou plusieurs bureaux et un secrétariat qui passait son temps à appeler moniteurs et élèves, pour donner les emplois du temps des uns et les rendez-vous des autres, relancer des impayés, donner une date d’examen, etc. L’arrivée d’Internet a permis à des structures, même petites, d’être visibles sur « la toile » par le biais d’un site faisant office de vitrine. Désormais, grâce aux logiciels de gestion, toujours plus interactifs, la « nouvelle auto-école 2010 » est arrivée : avec elle, tout devient simple et pratique, comme un coup de clic. 

1 - UN VRAI GAIN DE TEMPS POUR LES MONITEURS
Plus besoin de passer au bureau ou appeler la secrétaire pour connaître son emploi du temps !
Pour ceux qui ne seraient pas encore équipés d’un ordinateur dans leur véhicule, il est possible de recevoir le planning de la journée par mail. Mais il serait dommage de se priver de toutes les possibilités offertes par la technologie. D’ailleurs, vos éditeurs s’y sont tous mis. Grâce à Internet et à une clé 3G (ou la carte SIM à mettre directement dans l’ordinateur), les moniteurs peuvent accéder directement depuis leur véhicule au logiciel de gestion basé à l’auto-école. « C’est bien sûr utile pour remplir la fiche de suivi de chaque élève en immédiat, d’autant qu’il n’y a même pas à écrire, il suffit de cocher des cases, ce qui prend moins d’une minute par élève », précise Abdessamad Benhami, directeur de AGX Informatique. Mais pas seulement ! Le moniteur peut aussi répondre à un élève qui lui demande, combien il a fait d’heures, quel est son prochain RDV, où il en est de ses règlements, etc. Autre avantage de l’ordinateur nomade et non des moindres : le moniteur peut prendre directement d’autres rendez-vous, quand il a encore son élève sous la main. C’est plus sûr que de demander à l’élève de s’en charger lui-même en allant voir la secrétaire à l’occasion !

2 - L’ACCÈS À DIFFÉRENTS BUREAUX EN TEMPS RÉEL
Des secrétaires qui passent les trois quarts de leur journée à appeler les différents bureaux afin de vérifier, lors de la prise d’un rendez-vous, que personne d’autre n’a déjà bloqué la plage horaire pour le moniteur retenu ? Halte à la perte de temps !
Grâce au partage des informations en temps réel, chaque secrétaire peut prendre un rendez-vous : il apparaît alors sur le planning des autres bureaux de l’auto-école, sans qu’il soit nécessaire de les en informer. « Attention toutefois car pour qu’un logiciel fonctionne correctement en réseau, il faut qu’il ait été développé pour le réseau dès le départ, met en garde Hervé Baptiste, directeur général de Davantage Informatique. Ainsi, avec notre logiciel, dès que quelqu’un se connecte sur une fiche d’élève déjà en cours d’utilisation, des verrous indiquent à l’autre personne qui voudrait s’y connecter au même moment, qu’elle est déjà utilisée. Tout cela pour éviter que deux personnes prennent simultanément deux rendez-vous incompatibles ».
Bon à savoir : les serveurs utilisés pour permettre ce travail en réseau sont bien sûr sécurisés. Ainsi, personne – sauf un hacker – ne peut pénétrer dans le logiciel sans avoir franchi auparavant de nombreux barrages de sécurité.

3 - LA PRÉFECTURE À PORTÉE DE SOURIS
Les logiciels de gestion peuvent désormais communiquer avec Printel pour connaître et prendre les places d’examens à venir. Certains éditeurs, mais pas tous, ont même prévu d’aller plus loin en faisant un prévisionnel des places à venir le mois prochain : ce prévisionnel est, entre autres, basé sur les taux de réussite des élèves présentés et sur la disponibilité des inspecteurs. De quoi faciliter le travail des secrétaires, parfois soumises à certaines pressions d’élèves (ou de leurs parents) impatients de passer leur examen !

4 - DES ÉLÈVES MIEUX SUIVIS, MÊME À DOMICILE
Avec un système comme Easytest de Code Rousseau, par exemple, les résultats des élèves lors d’un cours en salle viennent s’afficher en direct et en temps réel sur l’ordinateur. C’est pratique pour voir immédiatement quels sont les points faibles du groupe, sur lesquels il est essentiel de revenir. Cela permet également d’obtenir un classement des élèves et d’avoir une idée plus précise de ceux qu’il faudra bientôt présenter. Chez ENPC, le système nomade Timéo permet également de savoir qui est prêt pour l’examen en un clic.
Même principe pour ceux qui possèdent un simulateur de conduite avec récupération automatique des résultats. Enfin, si l’élève fait un cours de Code chez lui sur l’un des produits pédagogiques existant, ses résultats peuvent être transmis directement dans le logiciel de gestion, grâce à la liaison existant avec ces produits. Mais l’interactivité avec l’élève ne s’arrête pas là. Tout ce qui peut être imprimé – comme le rappel des prochains cours, la date de l’examen, l’extrait de compte, la dernière facture impayée, etc. – peut aussi être envoyé par mail et même par SMS et/ou par message vocal, avec certains éditeurs.

5 – DES ÉLÈVES MIEUX ÉCOUTÉS
On dit souvent qu’un client content en amène un autre, alors qu’un client mécontent vous en fait perdre dix. Comme ce n’est vraiment pas le but, Planète Permis a mis au point  un système ingénieux : « Pour chaque élève, explique Christophe Schneider, directeur de Planète Permis, il est possible d’indiquer si un moniteur est préféré, neutre ou interdit. Comme cela apparaît automatiquement lors de la prise des rendez-vous, il n’y a plus de risque d’impair avec les incompatibilités d’humeur. Et comme il y a aussi une vie après le permis, il est possible de continuer d’actualiser le dossier d’un élève, par exemple, à l’occasion d’un examen à repasser (suite à une suspension de permis) ou d’une formation complémentaire qu’il souhaite suivre ».

6 - UN RAPPORT FACILITÉ AVEC LES PARENTS D’ÉLÈVES
Tous vos éditeurs s’y sont mis, car ils ont bien compris qu’une image vaut mieux qu’un beau discours. Par exemple, « avec le logiciel Harmonie, il est possible de voir sur un écran récapitulatif, les différentes étapes déjà validées par l’élève – sous forme d’un pourcentage très explicite – et celles à venir. De quoi rassurer les parents sur la progression de leur enfant ! », souligne Abdessamad Benhami, directeur de AGX Informatique qui a en outre pensé aux parents absents, avec la possibilité d’envoyer ce même récapitulatif par mail, en format PDF. Pour Christophe Schneider, directeur de Planète Permis, « il est possible en un seul clic, de sortir un récapitulatif de ce qu’a fait leur enfant. Cela permet de leur montrer ses notes aux leçons de Code, ses fiches de suivi et donc les points qui ne sont pas encore acquis ». Idem chez Code Rousseau qui propose d’envoyer un historique des leçons, par mail…  

7 - UN PARTAGE DE L’INFORMATION SÉCURISÉ
Certains logiciels de gestion permettent d’autoriser l’accès au logiciel de gestion en fonction du profil de l’utilisateur : moniteur ou secrétaire ou gérant, etc., chacun possédant alors un mot de passe qui lui est propre. À chaque mot de passe correspond l’accès à certaines fonctions qui sont autorisées, alors que d’autres, sont interdites (exception faite du gérant qui a accès à toutes). Par exemple, le moniteur peut avoir accès à l’emploi du temps et aux fiches de ses élèves, mais pas à la comptabilité, etc. Et ce, qu’il utilise son ordinateur de voiture ou celui de l’auto-école, puisque le système n’est pas « ordinateur dépendant », mais bien dépendant du mot de passe propre à chacun.

8 – LA FIN DE LA CORVÉE DES DONNÉES À RENTRER DEUX FOIS
Le temps est un bien précieux, alors autant ne pas le gaspiller en faisant deux fois le même travail (rentrer les données des clients). À partir du moment où un logiciel de gestion est compatible avec les outils pédagogiques et les logiciels de comptabilité, c’est automatique. Seuls les éditeurs ayant fait le choix de l’interactivité dès la conception de leur logiciel, ont des produits capables de communiquer avec n’importe quel autre logiciel, à condition qu’il ne soit pas crypté. En effet, pour communiquer, c’est comme un mariage, il faut être deux !  

9 - L’ACCÈS À L’EXPLOITANT OÙ QU’IL SOIT
Il n’y a pas besoin d’être un escargot pour transporter son bureau partout sur son dos. Chez Ciléa qui a toujours misé sur une solution nomade, on sait bien que l’accès à la totalité des informations depuis la voiture, correspond à un vrai besoin. Ce n’est plus de la science-fiction, grâce aux progrès de la technologie. D’ailleurs, tous vos éditeurs sont au rendez-vous. Simplement à l’aide d’une clé 3G (ou d’une borne WiFi), il est possible de se connecter sur le système d’informations de ses données. C’est même la solution idéale pour prendre un peu de recul et travailler de son domicile ou depuis son lieu de vacances : un souhait souvent exprimé par des gérants qui aimeraient prendre le large sans pour autant fermer les yeux sur leur entreprise durant la totalité de leur absence ! Ciléa leur propose d’ailleurs d’aller encore plus loin avec la géolocalisation des véhicules.

10 – DU MARKETING À LA PORTÉE DE TOUS
Les longues soirées d’hiver passées à dresser la liste des élèves susceptibles d’être intéressés par votre nouveau stage ? Non merci ! « Nous allons sortir un module marketing d’ici l’automne 2010, explique Hervé Baptiste, directeur général de Davantage Informatique. C’est la possibilité pour le gérant, de sortir la liste d’élèves qu’il souhaite selon des critères qu’il choisit lui (et non pas seulement des critères préétablis) et de leur envoyer un message, soit par courrier, soit par mail, par SMS ou par message vocal. N’importe quel critère peut être retenu : par exemple, tous les élèves vus entre 2006 et 2008 mais qui n’ont pas suivi de stage de conduite de nuit et à qui je souhaite proposer cette formation. Ou encore, la liste des élèves inscrits, reçus à leur Code, mais qui n’ont pas conduit depuis 6 mois. Autre nouveauté : nous proposons une stratégie d’escalade avec par exemple un e-mail envoyé à tous les élèves concernés et pour ceux qui ne l’ont pas ouvert, un SMS de rappel ». Une vraie solution au problème récurrent des élèves inscrits, mais qui ne conduisent pas et qui finissent par plomber une trésorerie. Décidément, on n’arrête pas le progrès !